Поставщик предложил выгодную цену и подходящий срок, но после оформления снял позицию с заказа. Менеджеру приходится заново искать деталь, согласовывать условия и переносить доставку клиенту. Если такие ситуации повторяются, закупочная цена уже не отражает реальную выгоду сотрудничества. При выборе поставщика стоит учитывать и вероятность исполнения заказа.
Фиксируйте причины снятий
Отказ может быть связан с отсутствием товара, ошибкой в остатках, изменением цены или невозможностью отгрузки. Эти причины полезно учитывать отдельно: они показывают, какие проблемы возникают у конкретного поставщика.
Записывайте артикул, заказанное и подтверждённое количество, дату заказа, момент отказа и его причину. Если поставщик её не сообщил, отмечайте «причина не указана». Отмены по инициативе вашего клиента учитывайте отдельно, чтобы они не искажали оценку поставщика.
Считайте долю отказов
Абсолютное количество снятий мало о чём говорит. Десять отказов из тысячи позиций и десять из пятидесяти – разные уровни риска.
Для начала можно использовать простой показатель:
Доля снятий = позиции, полностью снятые поставщиком ÷ позиции с известным результатом исполнения × 100%.
Сравнивайте заказы за одинаковые периоды и не включайте в расчёт позиции, по которым ещё нет результата. Частичные снятия фиксируйте отдельно: если из десяти единиц поставщик подтвердил шесть, это тоже влияет на закупку.
Учитывайте последствия отказа
Для работы важны и частота снятий, и момент уведомления. Отказ через несколько минут оставляет время найти замену. Отказ в день ожидаемой доставки может сорвать ремонт.
Отмечайте, сколько времени проходит до уведомления, удаётся ли найти замену и насколько она дороже. Например, небольшая экономия при заказе теряет смысл, если после снятия приходится покупать деталь дороже и оплачивать срочную доставку.
Оценивайте поставщика по группам товаров
Общая статистика может скрывать различия: поставщик стабильно отгружает расходники, но часто снимает редкие детали. Разделяйте данные по товарным группам, складам или направлениям поставки, если это помогает принимать решения.
Не делайте окончательных выводов по двум-трём заказам. Учитывайте объём накопленной статистики и проверяйте, сохраняется ли проблема в следующих периодах.
Сравнивайте предложения с учётом своей статистики
Для срочного ремонта отдавайте приоритет поставщику с более стабильным исполнением сопоставимых заказов. При плановом пополнении склада можно рассматривать предложения с большим риском снятия, если остаётся время на повторную закупку.
Собирать варианты для сравнения удобно в QWEP – Квэп – Квэп: сервис показывает предложения поставщиков в одном окне и позволяет сопоставлять цену, наличие и сроки. Дополняйте это сравнение собственной статистикой отказов.
Для критичных позиций заранее выбирайте запасного поставщика и уточняйте условия резерва. Начать можно с рабочего списка в QWEP: подобрать варианты закупки, а затем выбрать предложение с учётом опыта исполнения заказов.
