Автоматизация закупок помогает компаниям сокращать затраты, минимизировать ошибки и повышать скорость работы. Однако перед внедрением важно разобраться в своих процессах, определить основные проблемы и понять, какие решения принесут наибольшую пользу.
Чтобы сделать переход к автоматизации максимально эффективным, разберем 7 ключевых вопросов, которые помогут подготовиться к внедрению цифровых решений.
1. Какие процессы в закупках требуют автоматизации?
Проблема
Многие компании пытаются автоматизировать все процессы сразу, но это может привести к сложностям при внедрении.
Решение
Определите, какие этапы закупок требуют улучшения в первую очередь:
– Поиск и проценка запчастей у поставщиков.
– Сравнение цен и выбор оптимального предложения.
– Оформление документов и интеграция с 1С.
– Контроль за эффективностью работы закупщиков.
Как помогает QWEP
– Позволяет автоматизировать проценку и сравнение предложений за секунды.
– Обеспечивает автоматическое создание заказов и накладных.
– Контролирует эффективность закупщиков через систему отчетов.
2. Какие проблемы есть в текущих закупочных процессах?
Проблема
Без анализа текущих ошибок автоматизация может просто ускорить неэффективные процессы.
Решение
Выявите слабые места в закупках:
– Закупка запчастей по завышенной цене.
– Заказы дублирующихся товаров.
– Ошибки в документах и потери времени на согласования.
Как помогает QWEP
– Автоматически показывает аналоги запчастей, позволяя сократить затраты.
– Позволяет отслеживать наличие на складе, исключая повторные закупки.
– Обеспечивает централизованный контроль над закупками.
3. Готова ли компания к интеграции с 1С и другими системами?
Проблема
Некоторые компании продолжают вести учет в Excel или использовать устаревшие методы работы с документами.
Решение
Определите, насколько важно связать закупочные процессы с учетной системой:
– Нужно ли передавать данные о заказах и накладных в 1С?
– Нужно ли синхронизировать складские остатки с закупками?
Как помогает QWEP
– Полностью интегрируется с 1С, обеспечивая автоматическую передачу заказов и документов.
– Позволяет вести учет в единой системе, исключая разрозненность данных.
4. Какую экономию даст автоматизация?
Проблема
Некоторые компании сомневаются, насколько автоматизация действительно поможет снизить расходы.
Решение
Рассчитайте потенциальную выгоду от внедрения автоматизации:
– Сколько времени и денег уходит на ручную работу?
– Сколько ошибок допускают закупщики, и к каким потерям это приводит?
Как помогает QWEP
– Позволяет сократить затраты на закупки на 10–30%.
– Снижает количество ошибок в заказах до 90%.
– Ускоряет процесс закупок в 2–3 раза.
5. Как будет происходить контроль закупок?
Проблема
Если в компании отсутствует система отчетности, сложно понять, насколько эффективно работают закупщики.
Решение
Определите, какие данные вам нужны для контроля:
– Как часто закупщики допускают ошибки?
– Как много заказов оформляется по невыгодной цене?
Как помогает QWEP
– Центр контроля пользователей (UCS) анализирует все закупки и выявляет ошибки сотрудников.
– Позволяет сравнивать закупки разных сотрудников и выявлять неэффективные сделки.
6. Какие поставщики будут подключены к системе?
Проблема
Некоторые компании продолжают работать вручную с прайс-листами, даже если у поставщиков есть цифровые решения.
Решение
Определите, с какими поставщиками стоит работать через систему:
– У кого актуальные данные о наличии и ценах?
– Кто предоставляет автоматизированный обмен данными?
Как помогает QWEP
– Объединяет предложения поставщиков в одной системе.
– Позволяет сравнивать условия и находить лучшие варианты.
7. Как быстро можно запустить автоматизацию?
Проблема
Компании часто откладывают внедрение автоматизации, опасаясь сложностей с настройкой.
Решение
Оцените, сколько времени займет подключение системы и обучение сотрудников.
Как помогает QWEP
– Запуск системы занимает от 1 дня – подключение происходит полностью силами команды QWEP.
– Система проста в освоении, что минимизирует время на адаптацию сотрудников.
Заключение
Перед внедрением автоматизации важно ответить на ключевые вопросы:
– Какие процессы требуют автоматизации?
– Какие проблемы есть в текущей системе закупок?
– Готова ли компания к интеграции с 1С?
– Какая экономия ожидается от автоматизации?
– Как будет происходить контроль закупок?
– С какими поставщиками будет интеграция?
– Как быстро можно запустить систему?
Использование QWEP позволяет автоматизировать закупки, минимизировать ошибки, сократить затраты и ускорить бизнес-процессы.
Хотите узнать, как работает автоматизация закупок? Ознакомьтесь с кейсами клиентов:
